Inmiddels zijn we alweer een half jaar onderweg met het Utrechtse CRM project. Een goed moment om even terug te blikken én vooruit te kijken. Vorig jaar september is BiSC gestart met een aantal workshops. Met de bibliotheken hebben we hun functionele wensen voor relatiebeheer in kaart gebracht. Voor het gemak hebben we dat Business to Business (B2B) genoemd, omdat het vooral relaties betreft met contactpersonen bij andere organisaties (zoals scholen, gemeenten etc). In de workshops zijn we aan de slag gegaan met het formuleren van user stories.
Een user story is in feite een klein verhaaltje dat de functionele wens van een gebruiker omschrijft. Het vertelt wie iets wil, wat hij of zij wil bereiken en de reden waarom.
Bijvoorbeeld: “Als bibliotheekdirecteur wil ik een actueel overzicht van gemeenteambtenaren met hun functies inzien, zodat ik weet wie ik waarvoor moet benaderen.” Dat was in het begin nog best een puzzel, want user stories zijn al snel te vaag of bevatten in feite meerdere wensen in één verhaaltje. Maar we zijn met een mooie set user stories onder de arm naar Cayentis (onze implementatiepartner) in Woerden gegaan en daar hebben we in een aantal dagen de gewenste functionaliteit geconfigureerd. Ook dat is een interessant proces, wat een “sprint” genoemd wordt. In zo’n sprint werken de ontwikkelaars samen met een aantal gebruikers: de ontwikkelaars configureren Microsoft Dynamics en de gebruikers testen ter plekke of de functionaliteit aan de wens voldoet. Een mooi voorbeeld van co-creatie.

Begin december hebben we de functionaliteit, die we zo bij elkaar hadden gesprint, ‘’live’’ gezet en is een eerste groep van bijna 90 bibliotheekmedewerkers getraind in het gebruik van Dynamics. Die groep heeft de afgelopen maanden geëxperimenteerd met de B2B functionaliteit. We zijn nu bezig hun feedback te verzamelen. Die feedback vormt meteen weer grondstof voor nieuwe user stories.
Daarnaast zijn de bibliotheken druk bezig uit alle hoeken en gaten van hun organisatie bestanden met relatiegegevens te verzamelen, op te schonen en te structureren, zodat Dynamics daarmee gevuld kan worden. In de komende weken organiseren we opnieuw een aantal workshop voor B2B user stories. Met deze nieuwe user stories gaan we dan begin mei weer een sprint in. Daarna moet de basis voor B2B relatiebeheer in Dynamics stevig gelegd zijn en gaan we weer een nieuwe groep medewerkers te trainen in het gebruik ervan. Dat is ook het moment waarop we onze blik gaan verleggen naar de gebruikerswensen voor Business to Consumer: bibliotheekleden, voorstellingsbezoekers, cursisten etc.
Die uitdaging is nog weer groter omdat er dan ook koppelingen met externe applicaties zoals bibliotheek- en ticketingsystemen nodig zijn. Dan moeten we antwoord zien te vinden op lastige vragen als: welke data willen we nu precies overzetten naar Dynamics en waarom? Over dat avontuur ga ik u in toekomstige blogs natuurlijk meer vertellen!

Terug naar de nieuwsbrief