Op 23 september was er een bijeenkomst van de Koninklijke Bibliotheek (KB) over het haalbaarheidsonderzoek naar de mogelijkheden om de taken van de bibliotheek te organiseren door het aanbieden van landelijke shared services. BiSC was bij de bijeenkomst aanwezig en doet kort verslag.

Tot de oplevering van het adviesrapport in december moet nog een aantal stappen gezet worden. Op dit moment definieert onderzoeksbureau M&I-partners met de projectgroep welke mogelijke componenten er binnen de reikwijdte van de landelijke shared services zouden kunnen vallen. In deze definitiefase staat de vraag centraal welke processen door welke functies van het bibliotheeksysteem moeten worden ondersteund. Er wordt gekeken naar hoe beperkt of juist uitgebreid het landelijk bibliotheeksysteem moet zijn. Zouden alleen de meer klassieke bibliotheekprocessen eronder moeten vallen of ook functionaliteiten die nieuwe diensten ondersteunen, die passen bij de brede maatschappelijke bibliotheek? Een vraag die in deze fase van het onderzoek ook aan de orde komt, is of er voortgeborduurd moet worden op de bestaande bibliotheeksystemen of dat deze systemen plaats moeten maken voor een (breed) landelijk systeem waarop lokaal doorgebouwd kan worden.

Reacties
Tijdens de bijeenkomst gaven verschillende aanwezigen een reactie op de presentatie van de KB. Zo waren er vragen over de mogelijkheid van een landelijk CRM-systeem en werd benadrukt dat het belang van de klant niet uit het oog verloren moest worden. Ook was er aandacht voor de wens dat het nieuwe systeem eenvoudig van aard zou moeten zijn. Uit een eerste reactie op deze opmerking bleek dat een eenvoudig systeem niet noodzakelijk een goedkoper systeem betekent.
De volgende stap in het onderzoek is het uitwerken van de verschillende mogelijke scenario’s om te komen tot landelijke shared services. Welke technische mogelijkheden zijn er bijvoorbeeld en wat houden deze op hoofdlijnen in? Uit deze mogelijke scenario’s kiest de stuurgroep er een of enkele die verder worden uitgewerkt.

Aanleiding onderzoek
De aanleiding voor het haalbaarheidsonderzoek is de behoefte die in de sector leeft om innovatie te versnellen, de keten te verbeteren en efficiencyvoordelen te behalen. In december 2015 gaf het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap aan de KB in overweging te onderzoeken in hoeverre de doelmatigheid kan worden vergroot door toe te werken naar één collectief systeem van shared services. BiSC is vertegenwoordigd in de projectgroep en de stuurgroep, die zijn ingericht voor dit haalbaarheidsonderzoek.

Meer weten?
Heeft u vragen over het haalbaarheidsonderzoek? Dan kunt u contact opnemen met Anneke Westland, manager ICT en Bedrijfsvoering bij BiSC, a.westland@biuscutrecht.nl.